Theo Sở GDĐT thì hiện nay, trong các trường học Mầm non, Tiểu học, THCS, THPT và các Trung tâm Giáo dục nghề nghiệp - Giáo dục thường xuyên, Trung tâm Giáo dục thường xuyên, Trung tâm Kỹ thuật Tổng hợp - Hướng nghiệp (sau đây gọi chung là nhà trường) vẫn còn tình trạng giáo viên (GV) phải sử dụng các loại hồ sơ, sổ sách ngoài quy định tại Điều lệ hoặc Quy chế nhà trường.
Tình trạng trên làm mất nhiều công sức, gây áp lực và ảnh hưởng đến hiệu qủa làm việc của GV. Do đó, Sở GD&ĐT đã có công văn chấn chỉnh gửi các Trưởng Phòng GD&ĐT huyện, thị, thành phố; hiệu trưởng các trường THPT, THCS - THPT; thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Sở.
Cụ thể, yêu cầu tuyệt đối không được quy định thêm hoặc yêu cầu GV có thêm các loại hồ sơ, sổ sách ngoài những loại hồ sơ, sổ sách theo quy định tại Điều lệ hoặc Quy chế nhà trường do Bộ GD&ĐT ban hành.
Đồng thời, GV được phép chọn hình thức trình bày viết tay hoặc đánh máy khi sử dụng các loại hồ sơ theo quy định. Từng bước sử dụng hồ sơ, sổ sách điện tử thay cho các loại hồ sơ, sổ sách hiện hành theo lộ trình phù hợp với điều kiện địa phương, nhà trường và khả năng thực hiện của GV.
Ngoài ra, các cơ quan quản lý giáo dục (các phòng chuyên môn Sở GD&ĐT; Phòng GD&ĐT huyện, thị, thành phố và các cơ sở giáo dục) tuyệt đối không chỉ đạo phát hành hoặc trực tiếp phát hành thêm các loại hồ sơ, sổ sách của nhà trường và của GV ngoài quy định của Bộ GD&ĐT.